Служебная записка на ремонт автомобиля пример

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка на ремонт автомобиля пример

Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Основания для составления и цели записок

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды служебок

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Образец служебной записки о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Образец докладной об отсутствии на рабочем месте

Нередко служебку пишут в связи с нарушениями дисциплины.

О списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание.

Образец служебки о необходимости ремонта оборудования

С помощью докладной сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Образец: об отзыве из отпуска

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках.

Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.

Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения служебной записки

Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде.

Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

об отзыве из отпуска

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Как написать служебную записку на ремонт автомобиля образец

Служебная записка на ремонт автомобиля пример

Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически.

При заполнении формы ОС-4а:

Расходы на списание и стоимость ценностей Оставшихся после разбора автомобиля, отображаются в разделе «Справка о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания» В восьмой графе отображается Сумма начисленной амортизации по авто на момент его выбытия В разделе «Подлежат оприходованию следующие основные детали и узлы» Отображаются количество, номенклатурные номера и стоимость оставшихся после списания материальных ценностей С первой по четвертую графы Отображается сумма всех расходов по списанию авто В графах с пятой по девятую Прописываются данные о связанных со списанием расходах и поступивших после списания ценностей

Подписывается акт ОС-4а всеми членами комиссии и главным бухгалтером.

  • Перечень приложений. Вместе с запиской передаются копии документов, на основании которых будет проводиться списание;
  1. Должность, подпись, фамилия и инициалы автора документа.

Записку оформляет материально ответственное лицо или руководитель подразделения, в зависимости от установленных в организации правил;

  • Отметки о согласовании. В оформлении списания участвуют, как минимум, двое сотрудников: материально ответственный и начальник. Один подписывает записку непосредственно, а другой ставит на документе свою визу о том, что изложенные сведения соответствуют действительности.
  • Служебная записка направляется адресату, который утверждает её или отказывает в утверждении.

    Как написать служебную записку на ремонт автомобиля образец заполнения

    Образец акта на списание автошин выглядит так:

    1. Название – «Акт на списание автошин».
    2. Номер документа, утвердившая организация.
    3. Состав комиссии с указанием приказа о назначении.
    4. Факт признания шин не пригодными к использованию.
    5. Название организации или подразделения, эксплуатировавшего автомобиль.
    6. Данные об авто.
    7. Данные о шинах с указанием фактического пробега и нормы эксплуатационного пробега шин.
    8. Перечень дефектов автошин.
    9. Вывод комиссии относительно дальнейшего использования (полная непригодность, сдача на утилизацию).
    10. Подписи всех членов комиссии.

    Нужен ли акт осмотра автомобиля

    Акт осмотра автомобиля требуется на самом начальном этапе, когда готовится техническое заключение о состоянии авто.

    Как написать служебную записку на ремонт автомобиля образец 2018

    Так, в целом по СССР на 20 июля 1937 г.

    было убрано в колхозах 18 158 тыс. га, или 22% плана, против 22 327 тыс.

    Образец служебной записки

    Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела.

    Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

    Как правило, служебная записка – это внутренний документ.

    Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

    ФНС отредактировала контрольные соотношения показателей декларации по НДС.

    Служебная записка для ремонта автомобиля бланк

    Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

    • беременных женщин;
    • несовершеннолетних сотрудников;
    • работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

    Скачать шаблон записки на отзыв сотрудника из отпуска. На обучение сотрудников Повышение квалификации сотрудников хорошо помогает улучшить качество работы персонала. Но чтобы направить работника обучаться, потребуется составить соответствующую служебную записку. Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение.

    Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение. Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации.

    Источник: http://rusadvokat.su/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-na-remont-avtomobilya-obrazets/

    Докладная на ремонт автомобиля образец

    Служебная записка на ремонт автомобиля пример

    Если требуется отремонтировать не один предмет техники, а несколько, они указываются попунктно, под номерами, каждый с новой строки);

    • дата, подпись с расшифровкой.

    Если нужно отремонтировать помещение или кабинет

    Здесь следует описать, в чем проблема и почему тот или иной кабинет нуждается в ремонте. Например:

    Генеральному директору ООО «Алас-стандарт»

    Сидорову Е. Е.

    от начальника АХО Петрова И. П.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3

    Довожу до вашего сведения необходимость ремонта кабинета отдела по работе с покупателями. В помещении сыро, обвалилась штукатурка, не работает система отопления.

    Оформите как ремонт и спишите на затраты. Я поняла, что нужна служебная записка от админа, приказ руководителя и всё?

    По каждой теме существует два шаблона заявки: в формате Outlook и шаблон в формате Excel. Первый предпочтителен, т.к. это уже готовое письмо, в котором указаны получатели и тема заявки.

    Пользователю остается только заполнить несколько полей в теле письма и нажать кнопку “Отправить” в Outlook.

    Форма в Excel предназначена для тех, кто работает через web-интерфейс и не имеет настроенной программы Outlook (например, если сотрудник работает дома или в любом другом месте вне корпоративной сети).

    В этом случае надо заполнить форму, сохранить файл на компьютере и потом отправить его на адрес, указанный в форме.Каждая заявка поступает группе сотрудников, отвечающих за предоставление определенного сервиса.

    Данный факт был выявлен начальником охранной службы Горьких Л.А.

    Савельев Н.С. не смог объяснить данный поступок, отказываясь от показаний.

    Прошу Вас назначить комиссию и осуществить инвентаризацию складского помещения, где хранится готовая продукция, и отстранить Савельева Николая Степановича от рабочей деятельности, пока не будут выяснены обстоятельства и определена степень его вины.

    Начальник отдела охраны / подпись / Горьких Л.А.

    Нарушение дисциплины

    Докладная формируется для передачи информации по поводу нарушения трудового порядка и относится к внутренней документации, не выходящей за границы определенной компании.

    Докладная на ремонт автомобиля образец заполнения

    Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».

    • Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
    • Выводы и рекомендации автора записки.

    Рекомендации к оформлению

    Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

    Оформляем внутреннюю докладную

    Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4.

    Докладная на ремонт автомобиля образец 2018

    Служебная записка призвана выполнять следующие цели:

      • Быстрое уведомление должностного лица о возникшей на текущий момент проблеме
      • Внесение предложений по ее устранению или согласование плана намеченных действий

    Подача служебной записки несет ряд положительных моментов для производственного процесса на предприятия. Данный документ является прямым доказательством факта, что специалист, обнаружив проблему в рабочем процессе, за который он отвечает, оперативно осветил ее руководству.

    Определенной формы служебной записки не установлено, поэтому бумага составляется в произвольной форме и передается руководству, как на бумажном носителе, так и посредством электронных средств связи.

    Мы с вами выше разобрались, в каких случаях необходимо написать и подать руководству служебную записку.

    В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

    Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

    Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец

    Но унифицированных форм для таких извещений не установлено. Что касается служебки, то это разновидность докладной.

    Как таковой бланк этого документа тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

    Важно И не бойтесь законов, их можно по разному трактовать.Образец служебной записки на приобретение компьютера. Сессия,; Колледжи. Ремонт компьютеров, мониторов, принтеров,

    20 30 50. Найти «образец служебная записка на ремонт компьютера», в любой части страницы, употреблены в тексте в любой форме, в любое время

    К кому обратиться, если сломался компьютер? Кто создаст новому сотруднику электронный почтовый ящик? Кто установит переадресацию для страницы подразделения? Все это смогут сделать сотрудники Дирекции по информационным технологиям.

    В декабре 2007 года был принят регламент, определяющий порядок работы Дирекции по информационным технологиям ГУ-ВШЭ с обращениями пользователей.

    Источник: http://advokatrus.su/dokladnaya-na-remont-avtomobilya-obrazets

    Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец

    Служебная записка на ремонт автомобиля пример

    Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

    Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

    В каких случаях пишется служебная записка?

    Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

    Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

    Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

    Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

    Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

    В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

    Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.

    Что должен содержать текст документа?

    Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

    1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
    2. Наименование официальной бумаги.
    3. Дата написания и номер.
    4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
    5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
    6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

    Часто текст записки начинается со слов “Довожу до вашего сведения…”, после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

    Как правильно составить и написать?

    Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

    Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

    • описание основной проблемы;
    • просьба;
    • отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

    В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

    Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

    Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

    При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

    Особенности оформления записки (с образцами)

    В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

    Директору или руководству предприятия

    На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

    По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

    На командировку: продление и отмену

    Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки. Данный документ может быть оформлен, если:

    • сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
    • у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

    Отзыв из отпуска

    Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников.

    В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

    Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе.

    Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

    Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

    • беременных женщин;
    • несовершеннолетних сотрудников;
    • работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

    Скачать шаблон записки на отзыв сотрудника из отпуска.

    На обучение сотрудников

    Повышение квалификации сотрудников хорошо помогает улучшить качество работы персонала. Но чтобы направить работника обучаться, потребуется составить соответствующую служебную записку.

    Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение. Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение.

    Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации. А о длительности такого срока, читайте тут.

    На совмещение должностей

    Нередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

    • производственная необходимость;
    • наличие свободной вакансии;
    • отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

    Служебная записка составляется на имя начальника подразделения. Бумага должна пройти резолюцию ректора.

    Также может потребоваться согласовать вопрос с отделом кадров и бухгалтерией.

    В документе фиксируется дата начала работы сотрудника по совместительству и величина доплаты к основному окладу.

    Скачать пример записки на совмещение должностей можно по ссылке.

    На отгул

    Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

    Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

    Сотрудник имеет право на отгул, когда:

    • выполнял работу сверхурочно;
    • работал в выходные или праздники;
    • имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
    • принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови;
    • за счет работника;
    • в счет отпуска.

    У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

    Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

    В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

    В документе следует указать действующий график и желаемый.

    На закупку оборудования

    Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

    Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

    Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать.

    О проведении мероприятий

    Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

    В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

    Скачать образец записки о проведении мероприятий.

    На ремонт автомобиля

    Вполне подходит, если имеется служебный автомобиль, который в силу определенных обстоятельств должен подлежать ремонту. В таком случае потребуется составить служебную записку, в которой будут указаны государственные регистрационные номера служебного автомобиля и причины, по которым он нуждается в ремонте.

    На увольнение сотрудника

    Еще один вид делового письма, составляющегося на имя основного руководителя.

    Его оформление приемлемо, если есть уважительные причины для увольнения определенного сотрудника.

    В основной части записки желательно указать конкретные факты и действия, проведенные по отношению к работнику. Далее следует просьба разрешить увольнение лица, указанного в документе.

    Пример записки на увольнение сотрудника за прогул: скачать.

    Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

    1. следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
    2. предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
    3. напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

    О наказании работника

    Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий.

    Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально, дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

    О необходимости нового сотрудника

    Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

    В ней он должен указать объективные причины, по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

    Записка служебная о найме нового сотрудника: скачать образец.

    На сверхурочные работы

    Распространенная причина составления таких документов — наличие экстренных ситуаций, в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

    Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

    Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: скачать пример.

    О создании нового структурного подразделения

    Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

    • повышение уровня нормирования труда;
    • более оперативное решение определенных задач;
    • улучшение работы с персоналом и другие причины.

    Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

    Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие — носитель информации, передаваемой между структурными подразделениями компании.

    -ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

    Источник: https://bizakon.ru/kadry/obrazets-sluzhebnoj-zapiski.html

    Служебная записка: образцы, виды и правила написания на 2019 год

    Служебная записка на ремонт автомобиля пример

    В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста.

    Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом.

    Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.

    Терминология

    В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке.

    Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме.

    Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.

    Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ.

    Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

    • о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
    • об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
    • об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
    • о возражении в отношении его действий или намерений;
    • об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
    • о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

    Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги.

    Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

    Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании

    Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

    Разница между докладной и запиской

    Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:

    Вид документаАдресат
    Служебная запискаЧлен коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник». Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределамиЧаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством.
    Докладная внутренняяАдресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальствуМожет носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.
    Докладная внешняяВ адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проектОбычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить.

    Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.

    Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам.

    Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

    Виды служебных записок

    Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

    Сотрудником на сотрудника

    Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

    • избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
    • решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
    • разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

    этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования.

    Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

    Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

    На списание

    Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

    Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

    Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

    На премирование

    Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

    Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

    Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с образцом.

    На командировку

    После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

    Этот документ принято использовать:

    • если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
    • если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
    • если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
    • если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

    В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с образцом.

    Служебная записка директору

    Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

    Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

    Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах.

    Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении.

    Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

    Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.

    Оформление служебной записки

    Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

    1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
    2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
    3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
    4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
    5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
    6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.

    Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.

    Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие. Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов.

    Остались вопросы по теме Спросите у юриста

    Источник: https://viplawyer.ru/sluzhebnaya-zapiska/

    Под властью
    Добавить комментарий