Все сканированные страницы трудовой книжки

Заверение трудовой книжки

Все сканированные страницы трудовой книжки

Трудовые книжки — это важнейшие документы для современного человека. Ведь именно в них отражается вся история трудовой деятельности каждого человека. Скажем честно, утерянный паспорт можно запросто восстановить, а вот для восстановления этого документа понадобится затратить немало времени.

Сохранность рабочего документа — первостепенная задача работодателя, который нанимает сотрудников.

Этот документ при приеме на работу отдается на хранение в организацию-наниматель, а получить на руки ее можно только в случае увольнения. Но в жизни случается немало ситуаций, когда без данного бланка не обойтись.

Новые правила для работников кадровой службы говорят, что выдача на руки оригинала документа недопустима. А при необходимости предоставления в иные места выдается ксерокопия рабочего документа, заверенная работодателем.

Разберемся:

  • куда требуется копия трудовой книжки;
  • кто заверяет документ;
  • сколько действует копия трудовой книжки;
  • как правильно заверить копию трудовой.

В каких случаях требуется копия трудовой книжки?

Жизнь современного человека требует наличия все большего пакета документов для удовлетворения своих потребностей. Для многих уже стало нормой иметь при себе сканы самых важных документов, таких как паспорт, свидетельства о рождении детей и иных бумаг. Этот минимальный пакет позволяет без задержек решать многие вопросы.

Если говорить о том, для чего нужна копия трудовой книжки, то самыми распространенными местами, где может потребоваться такая ксерокопия, являются банки, паспортные столы, иные работодатели.

Без ксерокопии рабочего документа не обойтись при подаче документов для оформления загранпаспорта. Также она понадобится тем, кто оформляет заграничные визы в европейские страны или в Америку. Ведь именно наличие официальной и постоянной работы может стать определяющим для консульских работников при принятии решении о выдаче долгосрочной визы.

Копия трудовой книжки понадобится и для банка. Когда речь идет о выдаче банковского кредита, одним из главных условий при подаче заявки является наличие рабочего места и определенного отработанного стажа.

Обычно в банки требуется заверенная ксерокопия документа, которая подтвердит, что претендент на получение займа имеет не менее полугода непрерывного стажа на последнем месте работы.

Заверенная бумага может сыграть решающую роль для получения кредитных средств в банке.

Ну и конечно же, заверенная копия трудовой может понадобиться при трудоустройстве на дополнительную работу.

Кто может оформить копию трудовой книжки?

Сделать ксерокопию трудовой книжки можно и самостоятельно, если она в данный момент находится на руках у гражданина. Но такой скан не будет иметь юридической силы при представлении его в другие организации или банки. Для получения официальной копии рабочей книги для банка или иной организации необходимо знать, как правильно заверить данный документ и кто может это сделать.

Заверение копии трудовой книжки возможно двумя способами:

  1. У работодателя. Такой вариант подходит всем, кто официально трудоустроен. На имя руководителя пишется заявление о выдаче копии трудовой. По заявлению работники кадровой службы подготавливают и выдают заверенную ксерокопию рабочей книги. Делается это абсолютно бесплатно.
  2. У нотариуса. К такому варианту придется прибегнуть тем, кто не работает в настоящее время. Неудобство данного метода на лицо. Мало того что придется потратить время на посещение нотариальной конторы, так еще и придется оплатить услуги по установленным тарифам. Но для неработающих это единственная возможность, как сделать заверение ксерокопированному документу.

Всегда трудовую книжку для банка или иного места представления заверяют по установленным правилам. Несоблюдение установленных норм сводит на нет все труды, а бумагу придется получать повторно.

Порядок оформления копии трудовой книжки

Для выдачи дубликата необходимо знать требуемые к нему параметры. Иногда работнику необходима лишь  выборочная информация о своей работе. Например, необходимо сканировать запись, которая касается информации о том, что человек работает по настоящее время в организации. А некоторые организации потребуют сканы полные, с развернутой информацией.

Выдача копии трудовой книжки проводится по установленному порядку:

  1. Сотрудник, желающий получить документ, пишет заявление на выдачу копии трудовой книжки. Если организация маленькая или это ИП, то данный пункт вполне может быть пропущен, так как он не является обязательным для выдачи заверенного скана. А вот в больших организациях без заявления не обойтись, там кадровые работники ведут строгий учет таким заявкам.
  2. В течение трех дней кадровик, получив заявление на копию рабочего бланка, подготавливает необходимый документ и выдает его на руки заявителю. Кадровый служащий делает запись о выдаче ксерокопии трудовой книжки в соответствующий журнал. Получающий скан работник ставит там роспись.

Все действия ответственного кадрового служащего должны быть согласованы с правилами заверения рабочего бланка. Лимит на подачу таких заявлений и выдачу заверенных документов неограничен. Каждый работник в любое время может по требованию получить данную бумагу, обратившись к начальнику или кадровому специалисту.

Необходимые реквизиты

Чтобы узнать, как заверить трудовую книжку для банка или иного места правильно, необходимо следовать ниже представленной инструкции.

В заявлении от сотрудника должна быть информация о том, куда нужен бланк и почему он выдается.

Конечно, работник не обязан писать правдивую информацию. Например, ему может потребоваться документ для оформления на ином месте работы, а он не желает об этом распространяться. В этом случае он  может отделаться общей фразой. Сути дела данный факт не меняет, он все равно имеет право взять скан у заверяющего сотрудника.

Заверение копии трудовой книжки потребует следующих реквизитов:

  1. Данных о заверителе, имеется в виду его ФИО и должность. Это может быть начальник отдела кадров или непосредственно генеральный директор. Иногда оформленная бумага заверяется главным бухгалтером, но только в том случае если фирма небольшая.
  2. Личная подпись оформившего бумагу. Ставиться исключительно шариковой ручкой синего или черного цвета. Использование факсимиле на таких бумагах недопустимо.
  3. На каждой странице проставляется печать предприятия.

Перед выяснением вопроса: как правильно заверять копию трудовой книги, следует определиться с тем, как оформить саму бумагу. По правилам книжку можно отксерокопировать, отсканировать и потом распечатать. А если документ заполнен неразборчиво, то можно даже набрать данные на компьютере в формате Word, а затем распечатать его. Все три варианта одинаково законны.

Способы заверения копии

Существует несколько способов заверить документ. При использовании каждого из возможных способов потребуется соблюдать основные правила оформления.

Как правильно оформить заверение:

  • 1-й способ заключается в собственноручной сделанной надписи на каждом откопированном листе следующего содержания – «копия верна».
  • 2-й способ позволяет воспользоваться заранее изготовленным оттиском с фразой того же содержания.

В обоих случаях после фразы «копия верна» ставится должность заверяющего, его ФИО и личная подпись. И так на каждом листе без исключения. Если ксерокопия была двусторонней, то заверяют каждую сторону.

На последнем листе обязательно должна содержаться информация о том, что сотрудник работает по настоящее время. Печать ставится на каждую сделанную надпись. При этом оттиск печати должен частично захватывать сам текст надписи и роспись заверяющего.

Можно воспользоваться и еще одним вариантом для заверения ксерокопии. Все отсканированные листы сшиваются ниткой, а на последнем листе эта нитка проклеивается кусочком чистой белой бумаги. Бумага не только скрепляет нить, не давая возможности подменить листы, на ней также ставится запись о том, что ксерокопия верна, затем только проставляется подпись заверяющего и печать организации.

Неправильное проставление печати, когда оттиск сделан на пустом месте или не захватит подпись заверителя, сделает копию недействительной.

Срок действия заверенной копии

Для получателя необходимо знать, сколько действительна копия трудовой книжки. Оформить ксерокопию нельзя на год или несколько лет. К сожалению, срок действия копии трудовой книжки довольно скоротечен. Он ограничивается всего одним месяцем со дня его выдачи. Конечно, имеет значение, зачем нужна копия трудовой книжки.

Например, если бумага берется с целью показать иному работодателю свой стаж и имеющиеся в профессии навыки, можно не обращать внимания на сроки. Наниматель просто получит справочную информацию и ему этого будет достаточно.

А вот если ксерокопию делают для получения кредита или загранпаспорта, то необходимо соблюдать установленные сроки.

Отсутствие ограничений по количеству полученных ксерокопий позволяет каждому работающему человеку обращаться за их получением к работодателю неограниченное количество раз.

Образцы документов

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Источник: http://znatoktruda.ru/trudovaja-knizhka/zaverenie/

Копия трудовой книжки для банка

Все сканированные страницы трудовой книжки

Все мы хорошо понимаем, что брать кредит, ипотеку или ссуду в банке – это в определенном смысле сознательно ставить себя в кабальные условия, когда мы переплачиваем довольно существенные суммы, отдавая долг со значительными процентами.

Порой, потерявши работу, которая была в наше довольно нестабильное время, единственным источником постоянного дохода, мы можем лишиться квартиры или машины из-за невозможности далее ежемесячно гасить кредит. Поскольку зачастую банк берет их в залог под выдаваемую сумму кредита.

Однако, умом понимая все риски, это не останавливает никого оформлять новые кредиты, с надеждой, что участь неплатежеспособности их не коснется.

Бывает, что жизненные обстоятельства складываются так, что срочно нужна крупная сумма денег (например, на операцию или лечение), которую негде занять – ни у каких знакомых, ни у родственников.

Человек оказывается в безвыходной ситуации, когда вынужден оформить кредит через банк.

В основном требования, предъявляемые к предоставленному пакету документов для решения вопроса по существу о возможности выдачи довольно крупной суммы денег в долг у всех банков аналогичны.

Обращающийся гражданин заполняет обычно бланк заявления и прикладывает к нему соответственно оформленную документацию:

  • удостоверяющую личность (паспорт);
  • справки о доходах.

Если человек работает на момент обращения в банк официально, и может подтвердить это справкой с работы и копией трудовой книжки, у него есть шанс получить кредит по более выгодным условиям, чем безработному.

Процентная ставка при этом может быть уменьшена, да и сама сумма, какую банк выдает в кредит, может быть значительно больше.

Для этого обязательно нужно предоставить копию основного документа, подтверждающего, что вы действительно работаете – трудовой книжки.

Чтобы документ был взят во внимание банком, он должен быть правильно заверен.

Сама копия трудовой книжки может быть сделана различными способами. Это не является существенным вопросом.

Можно:

  • переписать от руки копию;
  • напечатать на пишущей машинке;
  • отпечатать с помощью компьютера или сделать сканированную копию;
  • снять ксерокопию.

Важно помнить, что юридически законную силу такой документ может иметь только в том случае, когда официально заверен.

Заверить подлинность копии трудовой книжки, как впрочем, любой документ, можно у нотариуса.

Для этого в нотариальную контору необходимо предоставить саму трудовую книжку, документ, удостоверяющий вашу личность (в случае отсутствия – оформленную надлежащим образом доверенность).

После проверки всех данных, нотариус снимет ксерокопию и заверит документ, зарегистрировав в журнале ведения документации.

Сам процесс заверки копии займет не столь много времени, если не учитывать очередь, которую нужно выстоять, чтобы попасть к нотариусу и процедура не бесплатная.

Проще всего, если вы трудоустроены официально, хотя ст. 62 ТК РФ в настоящее время разрешает работодателю на срок до трех дней давать сотруднику по заявлению трудовую книжку, которая хранится на предприятие до увольнения, написать заявление именно о том, чтобы выдали копию трудового документа.

Инспектор отдела кадров или уполномоченное ответственное за ведение и хранение трудовой документации лицо по приказу руководителя оформят по всем правилам заверенную копию вашей трудовой книжки.

Важно помнить, что для правильного оформления копии документа дается время – в течение трех дней. Поэтому, не стоит откладывать обращение за предоставлением копии на последний момент.

Для банков не столь важно заверена копия нотариусом либо на предприятие.

Как правильно оформить копию трудовой книжки

Итак, если вам нужно сделать копию трудовой книжки, прежде всего, выясните, необходима ли копия всего документа.

Чаще всего достаточно сделать копии первой страницы с персональными данными владельца трудовой книжки и последней заполненной страницы со сведениями с места работы о том, что вы приняты на предприятие с конкретной даты и работаете на момент оформления копии для предоставления в банк.

В любом случае, то ли нужна копия всей трудовой книжки, то ли отдельных выписок из нее, копия первой титульной страницы делается обязательно.

Именно она содержит данные о владельце трудовой книжки.

Если за время своей трудовой деятельности вы поменяли довольно много мест работы и копия сведений о работе вашей трудовой книжки получается объемной, можно не заверять каждую страницу.

В таких случаях нумеруют все страницы сделанных копий, прошивают их, на обороте последнего листа аккуратно наклеивается на узел нити листочек бумаги, на котором прописывается, что копия верна и сколько прошито и пронумеровано страниц.

Обязательно указывается должность уполномоченного представителя предприятия, ответственного за ведение трудовых книжек, инициалы имени и отчества и фамилии полностью.

Подпись работника предприятия скрепляется печатью организации.

Важно, чтобы оттиск печати захватывал часть пломбы, о чем говорится в письме Минфина РФ № 03-02-РЗ/39142 от 7 августа 2014 г, дающем разъяснения о правилах как заверить копию документа.

В том случае, если нужны сведения о работе, на копии последней страницы трудовой книжки делается запись строкой ниже от имеющейся в подлиннике записи в графе сведений о работе.

Ставится порядковый номер, дата выдачи копии трудовой книжки и заносится запись о том, что вы продолжаете работать до настоящего времени.

Запись заверяется подписью либо руководителя организации, либо лица, уполномоченного по приказу работодателя с указанием должности и расшифровкой подписи.

Закрепляется подпись также печатью предприятия.

Если страниц в трудовой книжке заполнено немного, или достаточно предъявляемым требованиям сделать копии отдельных записей, заверяется каждый лист.

На каждой странице копии, сделанной так, чтобы на листе размещался разворот трудовой книжки, согласно требованиям п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, который был утвержден постановлением Госстандарта РФ «03» марта 2003 г. за № 65-ст и действующем в настоящее время, делается запись о том, что копия верна.

Запись может быть сделана в любом свободном месте, как сбоку, так внизу или вверху страницы.

Также указывается должность уполномоченного сотрудника предприятия, который согласно приказу руководителя отвечает за ведение и хранение трудовых книжек и расшифровка подписи (фамилия полностью и инициалы имени, отчества).

Обязательно ставится печать предприятия.

Оттиск печати должен охватить как копию записи трудовой книжки, так и удостоверяющую надпись.

В случае если она будет поставлена на свободном месте, считается заверенной неправильно и работники банка могут отказаться принимать такой документ.

Образец как заверить трудовую книжку для банка можно найти в интернете.

Важным моментом является, что даже в том случае, если копия трудовой книжки понадобится пенсионеру, ушедшему на заслуженный отдых с предприятия или бывшему сотруднику, который был уволен, но больше нигде официально не трудоустроен, человек может также обратиться на предприятие с просьбой оформить ему копию трудовой книжки.

Единственным отличием является то, что на последней странице копии трудового документа, где уже есть запись об увольнении в связи с выходом на пенсию или по другим основаниям, запись о том, что человек продолжает работать, не добавляется.

Каждый лист копии аналогично заверяется, подписывается уполномоченным работником организации, скрепляется печатью.

Обязательно указывается дата оформления копии документа.

Возникает вопрос, – какой срок действия заверенной трудовой книжки для банка.

В ст. 62 ТК РФ о сроке, сколько времени действительна копия трудовой книжки не говорится ничего, то есть срок как таковой не ограничивается временными рамками.

Логически рассуждая, становится понятным, что она действительна до момента внесения в саму трудовую новых записей.

Если, например, человек уволиться с предприятия или будет переведен в другую организацию, последняя страница копии трудового документа с указанием о том, что он продолжает работать становится несоответствующей действительности.

Чаще всего банки или другие организации, требующие копии трудовых документов, устанавливают сроки действия их самостоятельно.

Наиболее распространенный срок, установленный банком, составляет один месяц с момента выдачи копии документа.

Обязательно ли предоставление копии трудовой книжки для получения кредита в банке

Все большую популярность получают кредиты, предоставляемые банками всего по двум документам: паспорта и страхового полиса, удостоверения водителя или заграничного паспорта, других документов, удостоверяющих личность.

Банки, для того, чтобы привлечь как можно больше клиентов, практикуют выдавать кредиты без документации, подтверждающей получение постоянных доходов и их ежемесячную сумму, а также удостоверяющих официальное трудоустройство потенциального клиента.

Однако, процентные ставки по таким кредитам значительно выше, чем при оформлении кредита, когда человек может подтвердить стабильность своего дохода и то, что он трудоустроен.

Копию трудовой книжки получить на предприятие максимум через три дня после написания заявления на имя руководителя организации в произвольной форме с указанием, зачем вам нужна официально заверенная копия документа, не составляет особого труда, так же как и взять трудовую книжку, чтобы заверить ее нотариально – на ваше усмотрение.

Зато материальная выгода очевидна.

Вам не придется переплачивать лишние проценты за пользование кредитными средствами, даже если вы в последующем времени рассчитаетесь с предприятия, условия погашения кредита останутся прежними.

Источник: https://vse-o-trude.ru/kopiya-trudovoj-knizhki-dlya-banka/

Правильное заверение трудовой книжки образец

Все сканированные страницы трудовой книжки

Копия трудовой предоставляется в течение 3 дней по письменному заявлению сотрудника на имя руководителя, в котором указана причина запроса.

Отказать в этом кадровый специалист не имеет права (62 ст. Если организация малочисленна, допустимо и устное заявление, но лучше все-таки сделать все правильно.

Указывать организацию-получателя не обязательно, но это в интересах самого работника: так «кадровик» сможет сделать документ с учетом требований получателя.

Как по новому ГОСТу заверить копию трудовой книжки Это может быть распечатанный скан документа или перенабранный и распечатанный текст, который заверяется.

Копия трудовой может потребоваться во многих случаях: чаще всего для того чтобы получить в банке финансовый кредит либо подтвердить резюме, обосновать запрос на получение визы и т.д.

Излишне говорить о том, что изображение должно быть не затемнено, а все буквы и цифры – отчетливо видны и понятны.

Поправки и дополнения недопустимы, поэтому перед процедурой необходимо проверить актуальность и полноту сведений о сотруднике.

Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала “Справочник кадровика”. Важно отличать копию трудовой книжки от выписки, то есть копирования части сведений.

Как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году | это, повременно премиальная система

Это понятие утверждено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утв. В таком случае достаточно обработать титульную страницу и лист с необходимыми сведениями. Росстандарт изменил правила заверения документов не так давно.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен был начать свое действие еще в июле 2017 года, однако оно было отсрочено до 30 июня 2018-го (приказ № 435-ст).

Основное изменение – указание места хранения оригинала документа.

Если он хранится в деле, необходимо указать и реквизиты дела.

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2019 году – образец записи

Впрочем, уже сейчас можно в работе ориентироваться на новые правила.

Такие копии будут приняты без проблем, наравне со «старой версией», а вот с 1 июля – только по новому ГОСТу.

Бывают случаи, когда требуется отметить, что сотрудник продолжает свою деятельность на данном рабочем месте (например, если заверенная копия нужна для получения банковского кредита).

Здесь возможно использовать разные варианты формулировок. Более распространенной и точной является фраза: «Осуществляет трудовую деятельность в (обозначить) должности по настоящее время».

Но правильным будет и: «Работает по настоящее время».

Если книжка находится на руках у гражданина, надо обратиться к нотариусу, который и заверит подлинность копии.

В большинстве случаев нотариусы просят предоставить уже отсканированные страницы, иногда скан делается на месте.

На предприятии право заверять документы имеется у тех сотрудников, на кого это возложено должностными обязанностями.

Обычно это работники кадрового отдела, руководитель предприятия или главный бухгалтер – в тех случаях, если на предприятии нет отдельного кадрового подразделения.

Заверение трудовой книжки в 2019 году: образец

Поэтому лучше узнать о сроке действия конкретной инстанции, чтобы не столкнуться с необходимостью приходить повторно. Если документ нужен для получения кредита, то есть некоторая зависимость от запрашиваемой суммы: чем больше денег хочет получить человек, тем короче срок годности у справки.

Обратите внимание Если сотрудник уже уволился и в настоящий момент нигде не работает, заверением должен заниматься нотариус, а не «кадровик» с предыдущего места работы.

Однако работодателю целесообразно все же оставлять у себя копии трудовых -всех сотрудников.

Трудовая книжка — это наиболее распространенный документ, предназначенный для фиксации фактов рабочей деятельности официально устроенного лица.

Ее оригинал должен храниться в хозяйствующем субъекте в течение всего времени трудоустройства сотрудника.

Однако, в различных жизненных обстоятельствах субъекту может потребоваться копия рассматриваемого документа для разных нужд.

Поэтому как руководителю, так и работнику необходимо знать, как заверить копию трудовой книжки в 2019 году. Когда может понадобиться заверенная копия трудовой 2. Нововведения 2019 года в заверении копии трудовой книжки 4.

Образец заверения копии трудовой книжки в 2019 году 5.

Типичные ошибки при заверении копии трудовой книжки Копия книжки также может потребоваться при оформлении визы или в процессе поиска нового места трудоустройства (подразумевается, что сотрудник ищет новую работу, не увольняясь с текущей должности).

Новый работодатель затребует трудовую книжку, как одну из составных частей необходимого пакета документов.

С целью получения заверенной копии документа работнику следует оформить заявление с соответствующим прошением на имя управленца предприятия (в случае наличия кадрового отдела – на имя начальника указанного подразделения).

Если предприятие малое, то субъект вправе обратиться к руководителю с устным прошением.

Заверенная копия должна быть предоставлена работнику на протяжении трех дней со дня подачи прошения.

Особенности заверения копии выражаются в четком следовании порядку исполнения данной процедуры, подразумевающем следующую последовательность действий: Ее наличие обусловлено требованиями конкретного учреждения, куда предоставляется заверенная копия документа.

Приписку можно не делать, если подобное не является необходимостью.

Ответственным лицом может выступать служащий кадрового подразделения.

В случае отсутствия такого отдела на предприятии, заверить книжку вправе главный бухгалтер или управленец компании.

Важно отметить, что проставление необходимых надписей и подписей ответственных лиц на копии трудовой осуществляется только на последнем листе. Местами, где может храниться оригинал документа, считается: После вступления нового ГОСТа в силу отсутствие надписи о текущем месте хранения оригинала трудовой книжки станет основанием для отказа в приеме копии.

С этой целью скопированные страницы документа сшиваются, нитка фиксируется на последнем листе копии, а затем сверху приклеивается бланк, где обозначается число страниц и подпись заверяющего субъекта.

работодатели были вправе самостоятельно определять способ заверения трудовых книжек подчиненных: по старым стандартам или по новым. Подразумевается, что ее придется переоформлять, но уже по новым правилам.

ГОСТ Р-7.0.97/2016 предполагает внесение корректировок в действующие правила заверения копий трудовых книжек. Основные законодательные новшества заключаются в необходимости подтверждения текущего места хранения оригинала рассматриваемого документа. Проставлять новую надпись на копии необходимо только в том случае, если документ требуется сторонним учреждением.

На каждом предприятии (зачастую, в кадровом отделе), должна иметься информация, как правильно заверить копию трудовой книжки в 2019 году, с образцом нового порядка заполнения.

В частности: Грамотно заверенная копия имеет неограниченный срок действия, до момента, пока в оригинал документа не будут внесены какие-либо изменения.

В подобных обстоятельствах копия автоматически теряет юридическую силу.

Однако, как показывает практика, копия трудовой книжки считается актуальной на протяжении одного месяца с момента ее выписки.

То есть, даже если прошло больше этого времени, а в подлинный документ не вносились изменения, представитель организации, которой требуется копия, может запросить более «свежий» документ.

Наиболее распространенными ошибками в процессе заверения копии трудовой книжки являются такие: Таким образом, нововведения 2019 года в части заверения копий трудовых книжек не столь масштабны, но достаточно существенны и могут повлечь отказ в их приеме.

Образец как заверить копию трудовой книжки работодателем с

Руководителям компаний необходимо ознакомиться с новыми правилами и в дальнейшем не игнорировать установленных норм.

Указанный стандарт предусматривает требования к оформлению организационно-распорядительной документации (утв. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Лапшина А с , если копия выдается для представления в другую организацию, нужно дополнительно указать место хранения документа, с которого была изготовлена копия (п.

Таким образом, например, для заверения трудовой книжки для банка образец приведенных выше записей на копии нужно дополнить фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №….

год») и заверить печатью организации при ее наличии.

В правила заверения трудовых книжек с 2018 года вносятся изменения.

Они вступят в силу с 1 июля – вместе с ГОСТом Р 7.0.97-2016, содержащим новые требования к оформлению документов, а действующий сейчас ГОСТ Р 6.30-2003 утратит силу.

В отношении удостоверения трудовой книжки сотрудника новшеств немного, но их неприменение со следующего месяца сделают копию документа недействительной.

В основном заверение трудовой книжки с 2018 года будет происходить по старым правилам.

Если работнику потребуется ее копия, работодатель обязан подготовить ее в трехдневный срок – со дня подачи сотрудником соответствующего письменного заявления.

Заверение трудовой книжки с 2019 года по-новому образцы

Подобное требование содержится в 62-й статье Трудового кодекса.

И там же говорится, что выданная копия книжки должна быть удостоверена надлежащим образом.

Если документ не сшивается, а выдается на разрозненных листах, каждый из них должен заверяться подобным образом.

Некоторые организации, для которых предоставляется копия трудовой, также требуют указывать, что владелец трудовой книжки продолжает работать в организации, где скопировали документ, но госстандартом такое требование не установлено.

Правила заверения трудовых книжек с 2018 года (с 1-го июля) требуют проставления на их копиях еще одной, дополнительной записи – о месте, где хранится подлинник скопированного документа.

В этом же пункте сделано важное замечание: запись о местонахождении оригинала трудовой книжки требуется только в случае, когда ее заверенная копия предоставляется в стороннюю организацию, например, в банк для получения ипотеки.

После того, как начнет действовать новый ГОСТ, она станет обязательной при изготовлении копий, а в оставшееся до конца июня время делается по желанию лица, ответственного за их оформление. Если документ нужен для «внутреннего пользования», дополнительную отметку делать не надо.

ГОСТ разрешает заверять копии, используя специальные штампы.

Заверение трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Причем администрация предприятия не может отказать работнику в выдаче копии трудовой. Помимо обязанности выдать копию, закон устанавливает и максимальный срок, в течение которого документ нужно предоставить работнику. Обычно обязанность по заверению трудовых книжек в организациях (у индивидуальных предпринимателей) возложена на кадровых специалистов.

Право на получение заверенной копии или выписки из трудовой книжки предусмотрено действующим законодательством (п. На заверение трудовой книжки и выдачу копии дается три дня (п. Если же предприятие небольшое, и кадровой службы нет, то трудовые заверяет бухгалтер или секретарь.

В микропредприятиях работу по заверению документов может исполнять сам руководитель. Именно в этом документе содержится порядок заверения копии трудовой книжки 2019 (п.

Отметим, что по настоящее время работает образец заверения трудовой книжки, действовавший в 2017 году п. постановлением Госстандарта России от № 65-ст): На последнем листе копии трудовой книжки имеет смысл написать «Сотрудник работает по настоящее время» и указать текущую дату. 3.

26 ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, постановление Госстандарта России от № 65-ст, приказ Росстандарта от № 2004-ст).

Понятно, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а «россыпью» в сейфе, то на копии достаточно указать только место хранения оригинала книжки без указания номера дела и года.

Эту надпись нужно также заверить подписью, указав должность и ФИО ответственного сотрудника, и скрепить печатью организации (отдела кадров).

Заверительная надпись должна содержать: Указанный ГОСТ содержит и образец заверения трудовой книжки с 2019 года: При предоставлении копии в другую организацию отметку о заверении нужно дополнить надписью о месте хранения оригинала документа.

Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы рассматриваются этом сайте.

Она должна выглядеть так:«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №… Наш сайт будет полезен кадровым работникам небольших организаций и индивидуальным предпринимателям.

Источник: http://ancienthistory.spb.ru/pravilnoe-zaverenie-trudovoy-knizhki-obrazec

Хранение и учет информации о сотруднике в 1С:ЗУП 8, ред.3

Все сканированные страницы трудовой книжки

Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» редакции 3 позволяют всегда иметь под рукой все необходимые документы и данные по каждому сотруднику. Они хранятся в виде скан-копий и электронных документов. Эксперты 1С рассказывают, как хранить и учитывать в программе дополнительную информацию о сотрудниках.

Хранение копий документов – сканированных и электронных

Работа с документами, ведение делопроизводства в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 подразумевает возможность хранить копии документов непосредственно в программе. Копии бывают сканированные и электронные.

Скан-копия подписанного документа – это картинка, которую в любой момент можно легко найти, напечатать, заверить подписью ответственного лица и печатью. Но сохраненные в программе скан-копии не позволяют формировать отчеты и выборки по ним.

Электронные копии сохраняют информацию в виде электронного документа с полями, подлежащими заполнению.

Однако чтобы проверить корректность внесенных в программу данных этого документа или выдать сотруднику копию, придется обращаться или непосредственно к документу, или к скан-копии. Удобно хранить в программе и электронную, и сканированную копии документов.

Пример 1

Информация о паспортных данных сотрудника в программе сохраняется в соответствующих полях Документа, удостоверяющего личность. Скан-копия страниц паспорта может быть присоединена к личной карточке сотрудника.

Для хранения электронной копии документа, удостоверяющего личность в программе в карточке Сотрудника по ссылке Личные данные предусмотрена форма, в которой содержатся поля, идентифицирующие документ (рис. 1).

Рис. 1. Электронная копия документа

Электронная копия предоставляет возможность строить отчеты и выборки. Можно вывести список сотрудников с паспортными данными в виде отчета или отобрать сотрудников, у которых заканчивается срок действия документа.

Для хранения скан-копии паспорта следует отсканировать страницу паспорта. Файл, содержащий скан-копию, должен быть сохранен на диске компьютера на время загрузки его в программу. В дальнейшем этот файл можно удалить. Чтобы сохранить отсканированную копию документа, удостоверяющего личность, следует в карточке Сотрудника по ссылке Присоединенные файлы указать путь к файлу (рис. 2).

Рис. 2. Ссылка для присоединения скан-копий к справочнику

Выбранный файл загружается в программу кнопкой Добавить – Файлы с диска, что впоследствии обеспечивает быстрый доступ к файлам. Даже когда файл с диска будет удален, в программе сохраняется копия, которую можно просматривать и печатать.

Присоединение скан-копий к различным документам программы

Сохранение в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 скан-копий различных документов в привязке к электронным формам обеспечивает быстрый доступ к ним без необходимости поиска личного дела сотрудника с бумажными документами.

Кнопка Присоединенные файлы присутствует во всех кадровых документах, в том числе и в приказе о приеме на работу.

Так, в документе Прием на работу по кнопке Печать формируются типовые документы для печати: Приказ о приеме на работу и Трудовой договор.

Может появиться необходимость отредактировать их перед тем, как распечатывать. Скан-копии отредактированных и подписанных документов присоединяются к электронному документу.

К электронному документу Больничный лист в программе удобно присоединить скан-копию бумажного листка нетрудоспособности, а к документу Отпуск – заявление сотрудника о предоставлении отпуска, записку-расчет о предоставлении отпуска и подробный расчет среднего заработка.

К документам Работа в выходные и праздники и Работа сверхурочно целесообразно присоединить согласия сотрудников на выполнение этих работ и завизированный руководителем приказ о повышенной оплате или предоставлении дополнительного времени отдыха.

К документам Премии имеет смысл присоединить копии документов-оснований для ее назначения – выписку из положения о премировании или коллективного договора и завизированный руководителем приказ о назначении премии.

К документу Командировка можно рекомендовать присоединять копии авансовых отчетов и отчетов сотрудника по результатам командировки, а к Договору гражданско-правового характера (ГПХ) – утвержденные акты выполненных работ. К карточке Сотрудника можно присоединить скан-копии страхового свидетельства, удостоверения об образовании, справки медосмотра при приеме на работу и др.

Произвольные справки

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 можно хранить и анализировать любые справки, предоставленные сотрудником.

В карточке Сотрудника по ссылке Справки открывается список произвольных справок этого человека (рис. 3). При внесении новой справки (по кнопке Создать) можно добавлять новые произвольные виды справок.

К электронному документу Справка можно присоединить файл с копией предоставленной справки. Благодаря тому, что информация из справок разнесена по полям электронных документов, по ним можно строить выборки и отчеты.

Проанализировать справки можно в меню Кадры – Кадровые отчеты – Справки сотрудников. А наличие присоединенной скан-копии обеспечит возможность напечатать ее в любой момент.

Дополнительная информация

Не все документы сотрудника укладываются в формат стандартной справки. Кроме того, нередко возникает потребность хранения более широкого перечня информации о сотруднике. Дополнительная информация о сотруднике индивидуальна для каждой организации, поэтому в программе предусмотрена настройка произвольных полей для хранения произвольной информации.

Однажды настроив перечень полей, в дальнейшем их всегда можно будет заполнить для любого сотрудника.

«Дополнительные реквизиты» и «Дополнительные сведения»

Поля для произвольной информации могут быть либо в виде Дополнительных реквизитов либо Дополнительных сведений.

Отличие между Дополнительными реквизитами и Дополнительными сведениями состоят в месте хранения и правах доступа.

Дополнительные реквизиты хранятся в самом элементе справочника Сотрудника. Вводятся Дополнительные реквизиты при редактировании карточки сотрудника и доступны для редактирования тем же пользователям, которым доступно редактирование стандартных сведений о сотруднике.

Дополнительные сведения редактируются в отдельном окне, которое можно открыть из карточки Сотрудника по кнопке Еще. Доступ к дополнительным сведениям можно обеспечить пользователям, у которых нет права просматривать или редактировать другие сведения о сотруднике.

Для того чтобы использовать возможность хранения дополнительной информации, необходимо установить флаг Дополнительные реквизиты и сведения в меню Администрирование – Общие настройки – Дополнительные реквизиты и сведения (рис. 3).

Рис. 3. Настройка «Дополнительных ревизитов и сведений»

При установленном флаге Дополнительные реквизиты и сведения становятся доступны ссылки для работы со списками дополнительных свойств.

Формы для настройки Дополнительных реквизитов и Дополнительных сведений содержат много одинаковых полей (рис. 4).

Рис. 4. Формы для настройки «Дополнительных реквизитов» и «Дополнительных сведений»

И для реквизитов и для сведений следует указать Название и предоставляется возможность указать Всплывающую подсказку. И реквизит, и сведение может быть одного из следующих типов:

  • Булево (т. е. выбирается одно из двух значений Да или Нет);
  • Дата (для этого типа следует уточнить Состав даты, выбрав один из вариантов – Дата, Время, Дата и время);
  • Строка (может быть переменной, фиксированной или неограниченной длины);
  • Число (может быть целым, дробным с указанием точности, неотрицательным);
  • Дополнительное значение с иерархией и без (позволяет ограничить ввод значения выбором из предустановленного набора. Набор значений для выбора заполняется на закладке Значения);
  • Пользователь (для выбора предоставляется список пользователей программы);
  • Родственник (для выбора предоставляется список родственников сотрудника, заполненных по ссылке Семья в карточке Сотрудника);
  • Сотрудник (значение выбирается из справочника Сотрудников).

Для Дополнительных реквизитов можно указать, является ли данный реквизит обязательным для заполнения или нет. Установив флаг Заполнять обязательно, можно настроить условия, при которых требуется заполнение реквизита. Дополнительные сведения считаются необязательными для заполнения.

Для Дополнительных реквизитов (в отличие от Дополнительных сведений) можно настраивать видимость и доступность.

Настройка учета трудовых книжек и вкладышей в отдельной форме

Наличие в программе информации в виде электронного документа о хранящихся у работодателя трудовых книжках позволяет учитывать их движение. Скан-копия всей трудовой книжки, присоединенная к карточке Сотрудника, облегчит доступ к ней при необходимости подсчета или анализа стажа до начала работы в этой организации и при запросе работника о выдаче ему на руки копии документа.

Пример 2

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 учет трудовых книжек и вкладышей удобно вести в отдельной форме, настроив ее с помощью Дополнительных сведений.

Для отражения в отдельном окне информации о трудовых книжках следует настраивать Дополнительные сведения.

Перечень дополнительных сведений:

Наименование

Тип

Источник: https://wellsy.ru/eto-interesno/khranenie-i-uchet-informatsii-o-sotrudnike-v-1szup-8-red3/

Под властью
Добавить комментарий